IMPLEMENTASI SCM, ERP & CRM PT. MAYORA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1   Latar Belakang

Dalam perekonomian global baru yang muncul dengan perlahan, sumber daya manusia, Sesuai perkembangan sistem manajemen sebuah organisai ataupun industri dalam mewujudkan suatu visi dan misi organisasi atau industri.maka kali ini kami akan memaparkan peran dan fungsi manajemen yang berperan penting dalam membuat organisansi atau industri untuk mencapai visi dan misi dalam PT Mayora Indah Tbk perusahaan yang bergerak bidang makanan. Manajemem Perusahaan ini telah berkembang menjadi sebuah bisnis yang membantu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pelanggan dan mendayagunakan produk dan jasa yang diberikan perusahaan pada setiap peluang yang memungkinkan perusahaan bisa memperluas pasar di dunia. Adanya persaingan antara perusahaan maka setiap perusahaan berusaha untuk memberikan yang terbaik bagi pelanggannya baik berupa produk maupun jasa. Untuk itu perusahaan membutuhkan tenaga manajemen yang handal untuk bertindak sebagai jembatan antara perusahaan dan pelanggan serta membantu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pelanggan dan mendayagunakan produk dan jasa yang diberikan perusahaan pada setiap peluang yang memungkinkan.

1.2   Tujuan

Tujuan makalah ini adalah untuk mengetahui dan menggambarkan penggunaan SCM, ERP dan CRM pada PT. Mayora sebagai penunjang kegiatan perusahaan bisnis di Indonesia.

1.3   Manfaat

Manfaat dari penulisan ini adalah agar penulis mengerti bagaimana kegiatan SCM, ERP dan CRM pada PT. Mayora.

BAB II

PEMBAHASAN

A.   Implementasi CRM PT. Mayora

Kegiatan Usaha serta jenis produk yang dihasilkan adalah sebagi berikut:

Sesuai dengan Anggaran Dasarnya, kegiatan usaha Perseroan diantaranya adalah dalam bidang industri. Saat ini, PT. Mayora Indah Tbk. memproduksi dan memiliki 6 (enam) divisi yang masing masing menghasilkan produk berbeda namun terintegrasi.

Divisi	Merek Dagang
Biskuit	Roma, Danisa, Royal Choice, Better, Muuch Better, Slai O’Lai, Sari Gandum, Sari Gandum Sandwich, Coffeejoy, Chees’kress
Kembang Gula	Kopiko, Kopiko Milko, Kopiko Cappuccino, Kis, Tamarin, Juizy Milk
Wafer	Beng Beng, Beng Beng Maxx, Astor, Astor Skinny Roll, Roma Wafer Coklat, Roma Zuperrr Keju
Coklat	Choki-choki
Kopi	Torabika Duo, Torabika Duo Susu, Torabika Jahe Susu, Torabika Moka, Torabika 3 in One, Torabika Cappuccino, Kopiko Brown Coffee, Kopiko White Coffee, Kopiko White Mocca
Makanan Kesehatan	Energen Cereal, Energen Oatmilk, Energen Go Fruit

Perusahaan yang terlibat :

1.         Pabrik Alumunium	2.         Pabrik Tebu	3.         Pabrik Garam	4.         Pabrik Tepung Terigu
5.         Pabrik Tepung Tapioka	6.         Pabrik Tepung Kelapa	7.         Pabrik Minyak Nabati	8. Pabrik Baking Soda
9.         Pabrik Whey Bubuk	10.       Pabrik Perisa Kelapa	11.       Pabrik Kalsium Karbonat	12.       Pabrik Pengemuls i Letisin Kedelai
13.       PT. Mayora Indah	14.       PT K33 Distribusi (Selaku distribusi lokal)	15.       Galletas Juanita Mexico (Selaku distribusi di Amerika Latin)	16.       Carefour (Selaku wholeseler )
17.       Hypertmart (Selaku wholeseler)	18.       Lotte (Selaku wholeseler)	19.       Giant (Selaku wholeseler)	20.       The Food Hall (Selaku wholeseler )
21.       Indomart (Selaku Retailer)	22.       Alfamart (Selaku Retailer)	23.       Alfamidi (Selaku Retailer)	24.       Toko (Selaku Retailer)

1.       Supply Chain Pt. Mayora

·         Bahan baku berasal dari penghasil alumunium, tebu, garam, tepung terigu, tepung tapioca, tepung kelapa, minyak nabati, baking soda, whey bubuk, perisa kelapa, kalsium karbonat. Bahan tersebut kemudian dikirim ke supplier untuk diolah. Kemudian, barang tersebut dikirmkan ke pabrik biskuit.

·         Semua bahan baku tersebut dikirim ke pabrik biskuit roma untuk diolah menjadi biskuit kaleng roma kelapa.

·         Saluran distribusi yang digunakan adalah :

Pertama-tama dari produsen, barang didistribusi oleh distributor lokal dan international PT Mayora Indah. Setelah itu, dialirkan ke supermarket, grosir, pengecer dan pasar internasional. Kemudian, setelah jatuh ke tangan penjual, baru konsumen dapat membeli dan mendapatkan Roma Biskuit Kelapa.

·         Untuk membangun hubungan yang kuat dengan supplier dan konsumen dibutuhkan komitmen dan rasa tanggung jawab yang tinggi. Pemasok berperan penting dalam menentukan mutu produk, biaya, pengembangan produk, dan akses pembiayaan bagi perusahaan. Mutu produk dan layanan, sebagai penentu kepuasan pelanggan, salah satunya bergantung kepada kualitas pemasok yang dipilih. Pasokan yang berkualitas tentu memudahkan perusahaan menghasilkan produk dan layanan yang berkualitas pula.

Untuk menjaga hubungan dengan supplier dilakukan cara seperti:

a.        Membuat kontrak ekslusif dengan supplier bahan tertentu dengan syarat supplier tersebut sudah terbukti kualitasnya. Yang dimaksud disini adalah bahan baku tersebut hanya menyuplai dari supplie tersebut, tidak menggunakan dari supplier lain.

b.        Membayar tepat waktu. Dengan membayar tepat waktu, maka kita akan mendapatkan bahan baku tepat waktu sehingga tidak menunda proses produksi.

c.        Memberikan lead time pengiriman barang yang lebih longgar.

Untuk menjaga hubungan dengan konsumen dapat dilakuken dengan cara seperti di bawah ini:

a.        Menjaga kualitas dan nutrisi produk.

b.        Menampilkan ingredients yang sesuai dengan yang dibikin. Bila menampilkan ingredients yang sesuai, konsumen akan percaya pada produk tersebut. Jadi, konsumen tidak perlu lagi ragu-ragu dalam membeli produk.

c.        Meggunakan produk yang tidak berbahaya bagi tubuh manusia.

d.        Bila ada keluhan terhadap produk langsung dilakuakn penangan terhadap masalah tersebut.

e.        Menjaga kestabilan harga.

           ·         Informasi secara langsung bisa didapat dari end-consumers melalui beberapa survey yang dilakukan via customer                         service, survey di berbagai social media, pemberian review produk di website yang menjual secara online.

·         Struktur logitistik yang diterapkan pada perusahaan biskuit kaleng ini adalah melalui Produsen – perusahaan logistic - distributor lokal dan international - grosir – pengecer - konsumen.

·         Mengkoordinasikan kinerja dari suppliers – manufactures – distributor – retailer dengan menggunakan bantuan tekhnologi informasi seperti SIVECO, ERP (Enterprise Resource Planning )dll.

·         Menerapkan e-commerce, seperti menerima order dari pelanggan (pelanggan bisa memesan produk melalui telepon, email atau web based ordering). Manajemen gudang, mengelola transaksi, manajemen transportasi dan komunikasi dengan pelanggan untuk memberikan informasi status pesanan, dll.

Aliran

·         Aliran Material / fisik:

Supplier: bahan mentah atau setengah jadi

·         Aliran pengembalian: return, recycling

·         Aliran Informasi:

a.        Dari supplier: kapasitas produksi, jadwal pengiriman, promosi

b.        Ke supplier: sales, order, inventory, quality, promotion

·         Aliran dana:

a.        Dari supplier: credit, pengiriman, payment term, invoice

b.        Ke supplier: payments, pengiriman

Sistem Informasi yang bergerak:

1.                        Demand Forecast Updating: Peramalan yang diupdate dengan bahan baku yang tersisa. Parameter persediaan seperti persediaan pengaman, inventory minimum, dan sebagainya, akan mengubah ramalan permintaan. Dengan adanya fasilitas ini, maka perusahaan akan mengetahui bahan baku yang tersisa tinggal berapa sehingga dapat langsung memesan ke supplier.

2.          Order Batching: Pabrik dengan rata-rata produksi suatu produk 500 unit perhari, tidak akan memesan bahan baku hanya untuk produksi 500 unit, biasanya akan memesan lebih karena ada kemungkinan beberapa produk yang gagal dan adanya kemungkinan penyusutan bahan baku.

3.     Fluktuasi Harga: Diskon akan menimbulkan forward buying, yang akan  berakibat  fluktuasi permintaan ke arah hulu. Fluktuasi ini akan menimbulkan pemborosan yang terjadi baik di pabrik maupun di sepanjang saluran distribusi.

4.                        Customer Service: Sistem informasi ini harus dapat menghimpun secara real time mengenai berbagai informasi yang diperlukan pelanggan, seperti ketersediaan produk, waktu pengiriman, dan status pesanan. keluhan.

5.      Demand management: Mencakup proses-proses yang bertujuan untuk menjaga keseimbangan antara kebutuhan pelanggan dengan kemampuan pasokan perusahaan.

6.            ERP: Dengan Aplikasi ERP, perusahaan dapat mengintegrasikan seluruh proses bisnis perusahaan, sehinga dengan satu kali klik bisa mendapatkan laporan keuangan secara menyeluruh dan realtime. Lebih lanjut, perusahaan lebih mudah mengontrol dan menekan Cost/biaya serendah mungkin, serta mendorong sales/penjualan setinggi mungkin sehingga mendongkrak pendapatan perusahaan secara signifikan. Selain itu dengan antarmuka berbasis Web, perusahaan juga mampu mengintegrasikan berbagai lokasi atau cabang kedalam satu sistem sehingga tidak perlu konsolidasi, sinkronisasi dan lain lain. ERP Opensource yang ada saat ini, diantaranya : Compiere ERP&CRM, Adempiere, Openbravo

7.     E-commerce: Menggunakan fasilitas e-commerce untuk memperbesar pasar hingga ke global. Selain itu, pembeli dapat membeli produk tanpa harus ke grosir, pengecer atau supermarket, sehingga dapat menigkatkan penjualan.

8.      Menerapkan sistem informasi yang terintegrasi SIVECO Aplikasi yang telah diintegrasi dengan sistem informasi manajemen - SIVECO Bisnis Analyzer (Business Intelligence). Aplikasi ini sudah diterapkan di Dobrogea BISCUIT. Keuntungan utama dari aplikasi ini adalah integrasi yang kuat antara sistem informasi untuk manajemen operasional dan sistem manajemen strategis. Keuntungan lainnya yang dihasilkan oleh fakta bahwa SIVECO Rumania, sebagai solusi bagi pengembang, telah melakukan semua kustomisasi yang diperlukan untuk melaksanakan aliran bisnis pelanggan ke dalam sistem informasi.

Sistem meliputi seluruh kegiatan bisnis seperti :

a.        Manajemen Payroll

b.        Inventarisasi dan Pengadaan Manajemen

c.        Manajemen Aktiva Tetap dan Persediaan Objects

d.        Manajemen pemeliharaan

e.        Manajemen Kontrak

f.         Manajemen penjualan

g.        Manajemen produksi

h.        Biaya Manajemen Pengendalian

Selain itu, aplikasi ini mengeluarkan laporan khusus, seperti: Status pengiriman dari faktur, status penjualan per zona geografis, informasi produksi berbagai macam produk, dll. Lebih jauh lagi, pada SIVECO Bisnis Analyzer, manajer dapat meminta portofolio yang sangat kompleks sebagai indikator untuk pengukuran kinerja. Selain manager, pemegang saham dan manajemen puncak dapat meminta data spesifik seperti:

a.        Tingkat profitabilitas

b.        Return on investment rate (ROI)

c.        Analisis ditambahkan tergantung pada kontribusi faktor dasar (biaya Staf, penyusutan biaya terkait dll)

d.        Pengaruh diskon harga pada omset

e.        Memperbarui indikator dengan tingkat inflasi industri makanan.

f.         Indikator lain yang ditujukan kepada manajemen operasi, seperi melacak produksi pada beberapa kriteria, termasuk modus kemasan.

B.   Implementasi ERP PT. Mayora

ERP (Enterprise Resource Planning) hadir sebagai paket system informasi yang memberikan solusi pengintegrasian informasi dan proses bisnis, seh8ingga dapat mengatasi dampak negative dari system informasi yang dibangun secarasektoral oleh masing-masing unit organisasi. Paket system ERP sendiri yang menguasai 59% pangsa pasar di seluruh dunia pada tahun 1999 adalah SAP ,BAAN ,PeopleSoft, dan J.D. Edwards( Akbulut et al 2006). Menurut estimasi Daniel E. O’ Leary pada tahun 2000, system ERP yang memiliki pangsa pasar lebih banyak adalah SAP.Menguasai target konsumen dunia 30% sampai 60%.

Tidak semua implemetasi ERP berhasil mencapai tujuan dan target yang ditetapkan. Lebih dari 90% proyek ERP melampaui biaya dan waktu yang ditetapkan (Al Mashari 2000), 70% ERP gagal menghasilkan manfaat yan diharapkan (Akbulut et al. 2006).

PT.Mayora, Tbk. Merupakan salah satu perseroan Leading supplier terdepan kelas dunia. PT Mayora sangat membutuhkan suatu system yan terintegrasi, yang bukan hanya untuk monitoring dari setiap cabangdi masing- masing Negara, tetapi juga sabagai penetuan kebijakan yang strategis, Guna mengoptimalkan proses bisnis baik di area internal maupun lintas fungsi pada setiap unit dalam perseroan.Mayora Indonesia ,Tbk. Indonesia, sebagai Negara di asia yang memilliki wilayah geografis dan budaya yang unik, diputuskan untuk dapat memulai mega proyek ini sebagai percontohan untuk Negara- negara kawasan asia pasifik.Pada Desember 2006 PT Memutuskan melakukan implementasi ERP dengan menggunakan SAP R/3 sebagai implemetasi system yang terintegrasi. Tentunya dengan proses persiapan yang panjang dan cukup matang. Dimana terdapat modul-modul yang mungkin bisa

diimplementasikan, diantaranya ialah:

1.Production planning(PP)

2.Warehouse Management (WM)

3.Finance and Controlling (FiCo)

 4.Human Resources (HR)

5.Business Warehouse (BW)

Meskipun waktu Go Live tidak sesuai dengan target yang telah ditetapkan, namun setiap siklus pengembangan system sangat diperhatikan. Terutama melibatkan pihak ketiga (Thrid Partied) yang selektif, yaitu menunjuk PT.Accenture sebagai konsultan, serta dengan melibatkan Negara-negara yang sudah terlebih dahulu sukses dalam penerapan ERP ini, sekalipun dengan kompleksitas yang cukup tinggi, pada 12 Februari 2009, Go live SAP pun dapattercapai.

C.   Implementasi CRM PT. Mayora

Dalam upaya untuk meningkatkan pengalaman konsumen dan mengumpulkan informasi pelanggan yang lebih baik, Unilever telah mulai menggunakan Astute Solusi RealDialog, yaitu alat dalam panggilan pusat. RealDialog menggunakan mesin linguistik menganalisis pelanggan di masing masing kata dan kemudian menyediakan pusat kontak agen sehingga dengan mudah membaca tanggapan.

RealDialog memungkinkan mereka untuk mengontrol pesan. Selain itu, kekuatan utama dari sistem adalah simplifies agen pekerjaan, yang memungkinkan mereka untuk memberikan jawaban lebih cepat dan fokus dalam membangun hubungan. RealDialog Unilever juga membantu pelanggan lainnya, termasuk mengumpulkan data konsumen. Sistem log permintaan dan komentar mereka, sehingga eksekutif dan manajer dapat mengukur kepuasan konsumen tentang produk mereka. Ketika kemampuan RealDialog Mayora digunakan pada situs web pada tahap selanjutnya dari kerjasama, manajer akan mampu bereaksi terhadap komentar konsumen online secara real time.

1.1.Hambatan

Dalam mengoperasikan perusahaan dan mencapai tujuannya, satu satunya hal yang menjadi hambatan bagi perusahaan Mayora Indonesia Tbk. Adalah persaingan dengan perusahaan perusahaan lain yang bergerak dalam bidang yang sama. Dan untuk menghadapi hambatan tersebut, upaya yang dilakukan Unilever Indonesia untuk kedepannya, yaitu akan mengadakan program MT (Management Training) dalam mencari bibit bibit SDM yang potensial. Para MT menjalani pekerjaan sebagai asisten manajer selama dua tahun. Seorang asisten manajer yang ditempatkan di bagian pemasaran, misalnya, harus bias belajar banyak tentang pemasaran. Ia mesti terjun ke pasar-pasar tradisional hingga ke pelosok daerah untuk mengetahui dan memahami kebutuhan konsumen. Di lain pihak, perusahaan memonitor perkembangannya sambil mengevaluasi apakah seorang asisten manajer ini layak dipromosikan sebagai manajer atau tidak.

1.2.Ekspektasi CRM

Mayora juga akan menggunakan Ariba's B2B dalam bidang non-inventory dan biaya tidak langsung lainnya. Unilever memiliki ekspektasi bahwa dengan menggunakan Ariba's B2B maka akan membantu meningkatkan kualitas manajemen pembelian barang dari ribuan supplier. The Ariba Solutions memberikan lingkungan commerce yang friendly dan dapat di update dengan mudah sehingga mengikuti kondisi pasar yang berubah-ubah.